Skąd biorą się wspomniane wyżej oszczędności? Sprawa jest bardzo prosta - tradycyjny proces aktualizacji i rozbudowy serwisu WWW angażuje zewnętrzną agencję interaktywną lub wewnętrzny działy IT. Od pomysłu do jego realizacji mija dużo czasu i jest wiele okazji do przekłamań w treści przekazu. System CMS eliminuje zbędne etapy tego procesu – teraz osoba odpowiedzialna za serwis firmowy sama może szybko i bezboleśnie dokonać modyfikacji treści strony, dzięki czemu proces aktualizacji jest znacznie przyspieszony, a jego koszty obniżone.

Znamy już podstawowe zalety CMSów, nie wiemy jeszcze jak one właściwie działają. Nie ma w tym zbyt wiele filozofii. Gdy zlecamy stworzenie strony internetowej firmie, która wdraża u nas system CMS, przygotowuje ona odpowiedni szablon graficzny serwisu, który dba o spójny wygląd całości witryny internetowej. Jest to rozwiązanie o tyle dobre, że dodanie nowej podstrony strony nie wymaga żadnych prac graficznych, czy programistycznych, a jedynie operuje się na stworzonych wcześniej schematach graficznych (szablonach). Jedynym słowem - dane oddzielone są od formy graficznej.

System oparty na szablonach ma jeszcze jedną ogromną zaletę – można bardzo szybko i łatwo zmienić wygląd całego serwisu internetowego – wystarczy podmienić szablon. Koniec ze żmudnym przepisywaniem każdej podstrony serwisu – teraz jest to robione automatycznie! Stwarza to bardzo duże możliwości – możemy np. w czasie świąt zmienić wygląd strona na świąteczny, nasi klienci będą wtedy napewno mile zaskoczeni.

A jak wygląda sama edycja strony opartej na systemie zarządzania treścią? Systemy CMS najnowszych generacji umożliwiają edycję strony, tak jak ją widzi zwykły użytkownik w oknie swojej przeglądarki. Wygląd strony w trakcie edycji odzwierciedla w niemalże 100% to co zobaczy odwiedzający nasz serwis. Możemy więc przerabiać każdy fragment strony (sekcję, moduł) wg własnego uznania i wizji. Co więcej, nie musimy znać języka HTML – wszystkie operacje wykonujemy za pomocą edytora (w formie aplikacji internetowej) podobnego do Worda. Możemy w nim pogrubiać tekst, podkreślać, pisać kursywą, różnymi kolorami, wstawiać tabelki, obrazki i wiele więcej. Wszystkie zmiany możemy oczywiście podejrzeć i w razie potrzeby wrócić do stanu sprzed zmianami.

Większość zaawansowanych systemów CMS oferuję również opcje zarządzania użytkownikami - każdy z pracowników może odpowiadać za swoją część serwisu WWW. Administrator nadaje uprawnienia tak, że pracownicy mają dostęp tylko do przydzielonych im sekcji witryny. Każda zmiana dokonana w treści serwisu jest najpierw zachowywana w wersji roboczej dokumentu, którą przed ostateczną publikacją można zweryfikować. Prawa do redagowania i ostatecznego publikowania można rozdzielić. Redaktor przygotowuje treść, a dyrektor zatwierdza i publikuje.

Wiele z CMSów oferuje również możliwość dodawania informacji na długo przed jej publikacją. Wprowadzamy przykładowo życzenia świąteczne, które automatycznie pojawią się na stronie w zaplanowanym dniu. Dzięki temu żadne istotne wydarzenie nie zostanie przeoczone.

To oczywiście podstawowe zalety systemów CMS, gdyż są one zdecydowanie bardziej rozbudowane. Do najpopularniejszych modułów, które znajdziemy w systemach CMS należą:

• moduł aktualności – za jego pomocą możemy szybko i łatwo dodawać na stronę najświeższe informacje związane z firma, wydarzeniami w kraju czy na świecie – wiadomości te można później przeglądać w archiwum, czy znajdować po konkretnych słowach występujących w treści;
• moduł newslettera – wyślij swoim klientom życzenia świąteczne, czy też najnowszą ofertę promocyjną;
• moduł "powiadom znajomych" – podoba Ci się serwis, który oglądasz? powiadom o nim swoich znajomych wypełniając prosty formularz.
• forum dyskusyjne – chcesz podyskutować o problemach poruszanych przez serwis, który odwiedzasz, z innymi jego użytkownikami? nic prostszego – zrób to na forum;
• księga gości – zostaw po sobie ślad na stronie, pochwal autorów lub zgań ich;
• sondy – a może urządzić małe głosowanie, np.: co należy zmienić na stronie? Sondy pomogą Ci zrealizować ten pomysł.

Nic nie szkodzi też na przeszkodzie, aby dodać do systemu kolejne moduły – wszystko zależy wyłącznie od Państwa inwencji. Systemy CMS są tworzone na tyle elastycznie, aby ich rozbudowa była prosta i szybka.

Systemy możemy podzielić na dwie zasadnicze grupy – pierwsza, to produkt sprzedawany „z pudełka”, drugi – indywidualnie wdrażany na stronie klienta. Który jest lepszy? Trudno ocenić, jednak moim zdaniem druga grupa ma taką przewagę, że system będzie idealnie dopasowany do strony, czyli „szyty na miarę”, czego napewno nie doświadczymy w pierwszym przypadku. Z kolei porównanie ceny wypada korzystniej dla grupy pierwszej.

Czego potrzebujemy, aby wdrożyć na swojej stronie system CMS? Niedużo, w zasadzie w większości przypadków wymagania będą pokrywały się z tym co już mamy. Potrzebujemy serwera www z obsługa php i bazą danych (najczęściej postgres sql, mysql, mssql lub oracle). W większości tylko tego potrzebujemy.

Czy warto? Oczywiście, że tak! Systemy CMS stają się coraz popularniejsze i coraz szersze grono firm dostrzega ich zalety. Im serwis www jest bardziej rozbudowany i częściej aktualizowany, tym oszczędności z wykorzystania systemu zarządzania treścią będą większe. Bieżące aktualizacje to jedynie koszt wewnętrzny, a redesign nie wymaga większych ingerencji w treść strony. Łącząc obniżone koszty, czas aktualizacji strony, oraz możliwość budowy i edycji serwisu internetowego przez pracowników, którzy nie muszą posiadać żadnych umiejętności programowania, system CMS rysuje się jako idealne rozwiązanie dla każdego.

Podsumujmy na koniec najważniejsze zalety systemów CMS to:

• nie wymagają od nas znajomości języków programowania;
• możliwa jest szybka zmiana strony wizualnej naszego serwisu w zależności od potrzeb;
• możliwość łatwej rozbudowy serwisu poprzez dodawanie kolejnych stron i modułów;
• pełna kontrola użytkownika nad stroną internetowa i jej zawartością;
• administracja użytkownikami, zakładanie nowych kont dostępu, przydzielanie konkretnemu użytkownikowi konkretnych działów na stronie, wielowątkowość pracy;
• nie potrzebne jest dodatkowe oprogramowanie, wystarczy (w większości przypadków) serwer na którym znajduje się nasza strona;
• dostęp do administracji serwisem z każdego miejsca na świecie;
• ograniczone są koszty i czas potrzebny do aktualizacji serwisu;
• bezpieczeństwo informacji;
• możliwość wprowadzania informacji z wyprzedzeniem.